Главным документом, который может подтвердить рабочий стаж, является трудовая книжка. Если пропущена запись в трудовой книжке нужно знать, как исправить такую ситуацию. Конечно, такой документ – не единственный, который может подтвердить стаж (есть приказы о назначении и увольнении, копии лицевых счетов и другие). Но если не будет, например, строки об увольнении с предыдущего места работы, внести сведения относительно приема на другую не выйдет.

Обязанность работодателя

Что делать, если запись в трудовую книжку не внесена? Стоит волноваться не только человеку, в чьем документе не заполнены нужные строки, но и работодателю. Вносить отметку о принятии, переводе, расчете сотрудника обязан именно он. А главным документом является трудовая книжка.

Обязанность относительно заполнения, внесения данных и разрешения ситуации, как внести пропущенную запись в трудовую книжку, регламентируется Правилами ведения трудовых книжек, утвержденными Правительством и Инструкцией, выданной Минтруда.

Заполнение бланка, в том числе нового – также обязанность того, кто принимает на работу, пропускать ничего нельзя. Есть ряд правил заполнения, которые не могут нарушаться.

1. На основной странице не может быть ошибок, в том числе зачеркивания и исправлений.
2. При порче бланка неправильной записью замена происходит за счет работодателя.
3. Каждая новая строка информации имеет порядковый номер по очереди.
4. Нельзя зачеркивать записи: неправильные данные подписываются «недействительные», под ними вносятся правильные.
5. Если данные не внесены (например, о переводе), и за ней появилась следующие, недостающие сведения вписываются в следующую строку с очередным порядковым номером.

У работника часто возникает вопрос, можно ли внести информацию, которую упустили кадровики. Это сделать необходимо, причем нанимателю, который обнаружил ошибку.

Частые ошибки

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку осуществляется в фирме, где она была допущена. Образец внесения данных, даже корректирующих, не отличается от стандартного порядка.

Чтобы сделать новую отметку, нельзя перечеркивать уже существующие. В этом случае указывается, что данные под порядковым номером №Х считать недействительными. Самые распространенные ошибки при оформлении бланка:

• ошибки в написании порядкового номера;
• описка в дате, которая указывается во второй графе;
• один из вариантов неточности – если работодатель внес некорректную формулировку причины увольнения (этот пункт должен соответствовать норме закона и статье Трудового кодекса);
• часто кадровики «забывают» внести данные относительно перехода с работы по совместительству на постоянную основу;
• другие описки, в том числе грамматические ошибки.

Любые неточности в таком важном документе нужно исправлять как можно быстрее, причем руками нанимателя и его же ресурсами.

Если сведения не занесены

Вносим запись, если ее пропустили – это единственное правильное решение. Самые распространенные ситуации следующие.

1. Строка о приеме есть, а о расчете – нет. При увольнении каждый человек должен контролировать внесение данных: если их умудрились пропустить, нужно сразу обращаться в отдел кадров.
2. Нет информации относительно перевода на другую должность. Так как в процессе перевода на руки книжка не выдается, это удастся узнать только при увольнении, и если соответствующий пункт упустили, то его нужно вписать.

Важно! Внесение недостающих сведений – задача работодателя независимо от того, бывший он или новый. В отделе кадров предприятия, куда устраивается работник, тоже могут внести данные на основе приказа об увольнении с прошлого места. Такая ситуация возможна, только если на предыдущем месте это сделать невозможно.

Порядок внесения пропущенной отметки

Пропущенные данные вносятся в следующую строку после заполненной независимо от того, как давно был совершен пропуск. В этом случае нет смысла указывать, что предыдущие записи недействительны, так как потом придется дублировать все эти недействительные строки.

Делается все это в таком порядке:

• номер п/п;
• дата внесения;
• информация о событии – перевод, увольнение, прием на работу;
• последняя графа – данные о дате и номере приказа, на основании которого вписываются сведения.

Если данные не внесены до увольнения с конкретного места работы, проводится учет по тем же правилам, но печать после не ставится. Заверение всех пунктов по конкретному месту работы будет осуществляться печатью в момент увольнения.

Подлинность внесенной информации независимо от того, кто ее записывает и через какое время после пропуска, подтверждается документами – приказами относительно такого действия бывшего или текущего нанимателя.

Вывод

Пропуск (невнесение) информации в трудовую книжку – нарушение законодательства в сфере трудоустройства со стороны работодателя. Отвечать за исправление неточностей, исправлять ошибки и вносить пропущенные данные обязан работодатель лично или специалист отдела кадров. Конечно, сотрудник должен и самостоятельно контролировать правильность внесения данных в его документ.

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Делаем в трудовой книжке правильные записи

Если вам приходится заниматься кадровым учетом и заполнять трудовые книжки, то вам могут быть интересны некоторые ситуации, вызывающие затруднения при внесении записей при приеме на работу, выдаче дубликата трудовой книжки, а также об исправлении ошибочных записей в трудовых книжках.

Нельзя делать запись поверх печати предыдущего работодателя

М.А. Соколова, г. Тверь

В трудовой книжке принимаемого на работу сотрудника стоит печать предыдущей организации-работодателя, которая занимает почти все оставшиеся пустыми строки раздела «Сведения о работе». Можно ли вносить новую запись поверх этой печати?

: Нет, нельзя. Печатью были заверены записи, внесенные в трудовую книжку работника прежним работодателе м (далее - Правила) . Поэтому вам нужно вписать полное и сокращенное наименование вашей организации в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ниже на свободных строках, не занятых оттиском печати предыдущего работодател яп. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) .

Если же пустых строк на последней странице раздела «Сведения о работе» недостаточно, чтобы сделать запись о приеме на работу, вам нужно вшить вкладыш в трудовую книжку работника. После чего вверху на титульном листе трудовой книжки вы должны поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыш апп. 38, 39 Правил .

Есть ошибка - сделайте исправительную запись

Ю.М. Безлюдная, г. Тверь

В записи о приеме на работу мы неверно указали дату приказа. Как можно исправить эту ошибку?

: Неточные или неправильные записи, в том числе неверно указанную дату приказа о приеме на работу, в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивать запрещено. Чтобы внести исправление, надо признать запись о приеме на работу недействительной и внести правильную запис ьп. 1.2 Инструкции . Выглядеть это будет следующим образом.

(1) Неправильно указанную дату приказа не зачеркиваете.

(2) Делаете единую запись о признании недействительной неправильной записи и о приеме на работу с правильной датой приказа о приеме на работу.

Сотруднику, потерявшему трудовую книжку, надо выдать новую книжку

А.Е. Смирнова, г. Казань

Мы принимаем на работу нового сотрудника. Он написал заявление о том, что потерял трудовую книжку, и представил нам для заполнения дубликата трудовой книжки справки с прежних мест работы. Как правильно внести записи в дубликат трудовой книжки?

: В такой ситуации вы не должны выдавать сотруднику дубликат трудовой книжки и восстанавливать записи, которые были в утерянной трудовой книжке. Дело в том, что перечень случаев, когда работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки, исчерпывающий. Он включает следующие ситуаци ипп. 31 , 33, 34 Правил :

• трудовая книжка утеряна бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;
• трудовая книжка утеряна работодателем;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.);
• в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная недействительной, если работник подал письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Вам нужно по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ , в которой первой записью о работе указать работу в вашей организации. Записи о работе у других работодателей вам делать не нужно. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжк уст. 65 ТК РФ . В данном случае на нового работодателя возложена только обязанность по оформлению работнику новой трудовой книжки.

Дубликат же трудовой книжки в случае ее утери оформляется работодателем по последнему перед потерей трудовой книжки месту работы, в том числе и в случае, когда работник уже устроился на новую работ у” .

То есть если работник заинтересован в том, чтобы восстановить записи в трудовой книжке, ему имеет смысл обратиться за ее дубликатом к предыдущему работодателю. Если вы уже оформили ему новую трудовую книжку, а он принес вам дубликат от предыдущего работодателя, то внесите в него запись о работе в вашей организации, а выданную ему новую трудовую книжку уничтожьт еп. 42 Правил .

«Дополнять» документы, на основании которых выдается дубликат, нельзя

И.Н. Долгих, г. Рязань

Трудовая книжка одного из наших сотрудников была испорчена, и не все записи в ней можно прочесть. Для выдачи дубликата он принес нам справки с предыдущих мест работы. В этих справках указаны периоды работы, занимаемые должности, номера и даты приказов о приеме на работу и увольнении, но не указаны основания увольнения. Как нам заполнить графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки? Нужно ли заверить восстановленные записи о предыдущих местах работы печатью нашей организации?

: Сначала вы должны указать в графе 3 «Сведения о приеме на работу...» раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки документально подтвержденный стаж работника до поступления на работу в вашу организацию суммарно без разбивки по отдельным работодателя мп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции . После этого перенесите в дубликат отдельные периоды работы у других работодателей в соответствии с записями в трудовой книжке, взамен которой выдаете дубликат, и представленными работником справками.

Выдача дубликата предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в трудовой книжке, но если в представленных работником справках о работе у предыдущих работодателей содержатся неполные данные (в вашем случае нет сведений об основании увольнения), то вносить дополнительные сведения со слов работника при заполнении дубликата вам не нужн оп. 32 Правил ; п. 7.2 Инструкции .

Затем внесите сведения о приеме на работу в вашу организацию и переводах (если они были).

Дополнительно заверять восстановленные записи печатью вашей организации не нужно.

Свою печать вы поставите только после того, как работник уволитс яп. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила) . Тогда вы и заверите все записи, внесенные в трудовую книжку вашей организацией, включая восстановленные.

Выглядеть записи в трудовой книжке будут следующим образом.

(1) Восстановительные записи не нумеруете.

(2) Если основание увольнения не указано в представленной работником справке, то вы его тоже не указываете.

(3) Если вы делаете восстановительную запись на основании справки, представленной работником, укажите ее реквизиты один раз напротив записи об увольнении, так как в справке одновременно указаны сведения о приеме на работу и увольнени ип. 7.2 Инструкции .

(4) Указываете полное и сокращенное наименование вашей организации.

(5) Ставите порядковый номер «1» напротив записи о приеме на работу в вашу организаци юп. 7.2 Инструкции

Запись о работе в качестве предпринимателя не заносится в трудовую книжку

А.И. Синицына, г. Брянск

Мы принимаем на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке им самим сделана запись о работе в качестве индивидуального предпринимателя с 2009 г. Что нам делать?

: В трудовой книжке отражаются только периоды работы по трудовому договор уст. 66 ТК РФ . В своей же трудовой книжке предприниматель не может делать запись о ведении предпринимательской деятельности.

Как в такой ситуации исправить неправильную запись, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Недействительной может быть признана запись в трудовой книжке, но не сама трудовая книжка. Исправление неправильных записей возможно, но только на основании соответствующего документ ап. 27 Правил .

Если предприниматель внес в свою трудовую книжку сведения о периоде занятия им предпринимательской деятельностью, то в данном случае документ, на основании которого может быть внесено исправление, отсутствует.

Новый работодатель может продолжать вести такую трудовую книжку.

Кроме того, если предприниматель до начала занятия предпринимательской деятельностью работал по найму, он может обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче ему дубликата трудовой книжк и” .

Роструд

Таким образом, сделайте запись о приеме этого сотрудника на работу в вашу организацию в общем порядке.

В филиале должно быть лицо, ответственное за трудовые книжки

Е.В. Крюкова, г. Волгоград

Наша компания открывает филиал в другом городе. Где мы должны хранить трудовые книжки сотрудников филиала, если в нем нет кадровой службы?

: Трудовые книжки на всех работников обязан вести и хранить работодател ьст. 66 ТК РФ . Филиал же работодателем не являетс яст. 20 ТК РФ . Однако хранить все трудовые книжки в кадровой службе или в бухгалтерии головной организации не целесообразно. Дело в том, что могут возникнуть ситуации, когда работника нужно уволить без отработки. А значит, и выдать ему трудовую книжку нужно в день увольнения (например, при увольнении в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суд ап. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ ). Вряд ли это можно будет сделать, если трудовые книжки хранятся в головном офисе организации в другом городе.

Поскольку у вашего филиала нет ни кадровой службы, ни бухгалтерии, то руководителю вашей организации нужно назначить приказом кого-то из работников филиала ответственным за ведение и хранение трудовых книжек работников филиала (например, офис-менеджера филиала)п. 42 Правил .

Он и будет заверять своей подписью записи в трудовых книжках при увольнении работника.

Какой печатью могут быть заверены записи в трудовых книжках работников филиала в такой ситуации, нам разъяснили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В случае, когда кадровое делопроизводство ведется в обособленном структурном подразделении, допускается заверять записи печатью обособленного структурного подразделения при условии, что в печати также указано наименование самой организаци и” .

Роструд

Запись о времени военной службы можно сделать после записи о приеме на работу

И.Н. Белоусова, г. Пермь

Мы приняли на работу демобилизованного сотрудника, который до службы в армии нигде не работал, но запись о прохождении военной службы в трудовой книжке мы ему не сделали. Можем ли мы внести эту запись после записи о приеме на работу?

: Да, можете. В отличие от советской Инструкции по ведению трудовых книже кп. 2.17 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда от 20.06.74 № 162 (утратила силу) в действующих Правилах нет требования о том, что запись о военной службе должна быть сделана до внесения записи о приеме на работ уподп. «а» п. 21 Правил . То, что будет нарушена хронология записей, никак не повлияет на их правильность. С этим согласны и в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Сведения о времени военной службы, в соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», вносятся в трудовую книжку по месту работы. Поскольку Правилами ведения трудовых книжек не предусмотрена строгая последовательность внесения подобных записей, они могут вноситься в трудовую книжку в любой момент до увольнения работника и любым работодателем.

Таким образом, запись о прохождении военной службы можно внести и после записи о приеме на работ у” .

Роструд

Советские трудовые книжки, выданные в странах СНГ, действуют в России

Ю.И. Песоцкая, г. Воронеж

Мы приняли на работу сотрудника - гражданина РФ, который был ранее гражданином Республики Беларусь. Он представил нам трудовую книжку, выданную в этой стране, с записями о работе на русском языке. В России он устраивается на работу впервые. Можем ли мы продолжить записи в предъявленной им трудовой книжке или должны завести ему российскую трудовую книжку и перенести в нее сведения из трудовой книжки, выданной в иностранном государстве?

: Все зависит от того, является ли представленный вам документ трудовой книжкой по российскому законодательству.

Это может быть как трудовая книжка работника советского образца (к примеру, утвержденного Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310), так и трудовая книжка нового образца, утвержденного в этой стране СНГ после распада СССР. Если это советская трудовая книжка, смело вносите в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФ. Если же это трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то она является иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. Тогда работнику нужно завести российскую трудовую книжку. Это нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ В Российской Федерации при устройстве на работу оформляются и ведутся трудовые книжки российского образца либо продолжают вестись книжки союзного образц ап. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 .

Ведение трудовых книжек иностранного образца, в том числе образца, утвержденного Республикой Беларусь, не допускается. На работника, принятого на работу в России, должна быть оформлена трудовая книжка российского образц а” .

Роструд

В российской трудовой книжке работника не нужно указывать сведения о трудовом стаже на территории иностранного государства. То есть записи из иностранной трудовой книжки в российскую трудовую книжку переносить не нужн оПисьмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1 .

Сведения об образовании можно внести в любой момент

З.И. Бунчук, г. Ставрополь

В этом году мы приняли на работу сотрудника, у которого в трудовой книжке не указано его образование. Диплом о высшем образовании был выдан ему в 2010 г., когда он еще работал в другой организации. Можем ли мы внести запись об образовании на титульный лист его трудовой книжки сейчас?

: Да, можете. В принципе, запись об образовании на титульном листе трудовой книжки делается при поступлении работника на работу впервые при наличии документа об образовани иподп. «б» п. 9 Правил ; п. 2.1 Инструкции .

Но поскольку работник представил диплом при поступлении на работу в вашу организацию, вам нужно заполнить графу «Образование» на титульном листе его трудовой книжки, указав там «высшее профессиональное образование». Также на основании диплома вам нужно указать полученную работником профессию, специальность. Если графа «Профессия, специальность» на титульном листе трудовой книжки была заполнена предыдущим работодателем, а работник получил новую профессию, специальность, то эту графу нужно дополнить без зачеркивания ранее внесенной запис ипп. 2.1 , 2.4 Инструкции . Не забудьте приобщить копию диплома к личному делу работника.

Образец заполнения трудовой книжки: общие требования к оформлению, порядок исправления ошибок и восемь примеров записей в документе.

Трудовая книжка- основной документ работника о деятельности и стаже, который необходим ему для хорошей пенсии. Поэтому заполнять трудовую надо по правилам. Далее рассмотрим требование к ее оформлению. Приведем образец заполнения трудовой книжки в различных ситуациях: работник увольняется, внешнего совместителя переводят в штат, компания поменяла наименование, пропустила запись или неверно указала фамилию работника.

По каким правилам надо вносить записи в трудовую книжку

Чтобы не допустить ошибку в книжке, необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

• Трудовым кодексом – в нем прописано, когда надо оформлять документ;
• постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» – в нем приведен образец заполнения трудовой книжки и прописаны правила хранения;
• постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» – регламентирует порядок исправления ошибок.

• Справка
• Общие требования к оформлению:
• запись в трудовую книжку вносят без сокращений и присваивают свой порядковый номер. Например, нельзя писать "пр"вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации» . ;
• информация вписывают на русском языке. Иностранным компаниям разрешено дублировать текст на другом языке;
• даты указывают арабскими цифрами формате ДД.ММ.ГГГГ;
• разрешено использовать ручку синего, фиолетового или черного цвета.

Какие сведения вносят в трудовую книжку работника

Заполняется документ на каждого работника, который проработал в компании более пяти дней, включая временных и сезонных рабочих. За период работы сотрудника в компании в его трудовую книжку вносите сведения:

• о выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• установлении второй и последующих профессий, специальности;
• обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• совместительстве (по желанию сотрудника);
• изменениях в наименовании должностей;
• награждении за успехи в работе;
• увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в разделе II Правил, утвержденных , и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной .

Записи о работе в трудовой книжке сотрудника

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения.

При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Об этом сказано в пункте 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Раздел «Сведения о работе» включает четыре графы. Вначале в виде заголовка в третьей графе впишите полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.

Под заголовком в первой графе поставьте порядковый номер записи. Во второй графе "Дата" заполните три столбца, в каждом из которых арабскими цифрами впишите соответствующую названию столбца информацию.

Затем в третьей графе заполните информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).

В четвертую графу внесите реквизиты документа, которым человек принят на работу.

• Важно:
• С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку, нужно ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме № Т-2, в которой такая запись дублируется.

Если работнику присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), об этом нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки.

Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечайте в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Об этом сказано в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

Вот пример оформления документа, когда работник получил новую профессию:

Записи в трудовой книжке о поощрениях работника

За время работы в организации сотрудник может быть награжден. В трудовую книжку вносите сведения о следующих награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги сотрудника:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организацией, в которой сотрудник работает;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, Правилами трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены действующей в организации системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовые книжки не вносите.

Об этом говорится в пунктах 24, 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке.

В начале графы 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника).

В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись.

Ниже - пример записи в трудовой книжке о премировании работника:

Запись в трудовой книжке при увольнении

Начнем с самой распространенной ситуации, когда требуется внести запись в трудовую книжку - увольнение. Образец заполнения приведем ниже.

Причину, по которой вы расторгаете договор, формулируйте точно так же, как это основание прописано в ТК РФ . Ну или в другом федеральном законе, если это какой-то особый случай (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). А завершите эту запись ссылкой на номер статьи, ее часть и пункт, где обозначена соответствующая причина увольнения.

Допустим, вы увольняете работника по его собственному желанию. Тогда, делая запись в трудовой книжке (образец ниже), нужно сослаться на пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. Ведь именно так требует поступать пункт 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Пример:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Сотрудник берет отпуск перед увольнением по своему желанию? В таком случае записи в трудовой книжке о причине расторжения договора будут такими же, как обычно. Только днем увольнения поставьте именно дату окончания отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). Это число укажите в графе 2 раздела «Сведения о работе», даже если оно выпадает на выходной или праздник.

Рассчитать работника и выдать ему документы вы должны в его последний рабочий день, который предшествует отпуску (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Поэтому в графе 4 той же строки укажите реквизиты приказа о прекращении договора или о предоставлении отпуска с последующим увольнением.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении работника «по собственному желанию» вы найдете далее в статье. А набор формулировок для других распространенных оснований для расторжения контракта мы привели в таблице ниже.

Образцы записей в трудовой книжке при увольнении: таблица

Основание увольнения	Что писать в графе 3 раздела «Сведения о работе»
Соглашение сторон	«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Истечение срока трудового договора	«Договор прекращен в связи с истечением его срока, пункт 2
Инициатива работника (или работницы) по причине перевода его жены (или ее мужа) на работу в другой город	«Договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ»
Перевод к другому работодателю по просьбе сотрудника	«Договор прекращен в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю, пункт 5 части первой статьи 77 кодекса» >
Сокращение штата работников	«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата организации, пункт 2
Прогул работника	«Договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей - прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ»
Отказ работника от перевода по медицинским показаниям	«Договор расторгнут в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 кодекса»
Работник не прошел испытание при приеме на работу	«Договор прекращен в связи с неудовлетворительным результатом испытания при приеме на работу, кодекса»
Работника призвали в армию	«Договор прекращен в связи с призывом работника на военную службу, пункт 1 части первой статьи 83 ТК РФ»
Работник признан полностью нетрудоспособным в соответствии с медицинским заключением	«Договор расторгнут в связи с признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, пункт 5 части первой статьи 83 кодекса»

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении работника

Предположим, сотрудник, который числится внешним совместителем, увольняется с основного места работы. Организация принимает его в свой штат на полную ставку. В таком случае превращение совместителя в основного работника оформляют одним из двух способов.

1. Уволить с должности по совместительству и принять уже на основную работу. Тут вы сделаете две привычные записи в трудовых книжках: об увольнении и следом о приеме на работу.
2. Подписать дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. В этом документе зафиксируйте новые условия о статусе работника, времени работы и оплате труда. А запись о переводе внесете в книжку.

Запись о совместительстве в книжке есть

Если предыдущий работодатель внес информацию в трудовую книжку, в этом случае после сведений об увольнении с прежней основной работы надо вписать полное и сокращенное наименование компании (если есть).

Ниже в графе 3 указать, что работа в должности становится основной и с какого числа. В графу 4 вписать реквизиты приказа о переоформлении на основную работу. Такие разъяснения содержит и письмо Роструда от 22 октября 2007 г. № 4299-6-1 .

Записи о совместительстве в трудовой книжке нет

Если запись о совместительстве отсутствует, то в графе 3 надо вписать, что сотрудник принят на должность с первого дня совместительства. И следом указать период работы в таком статусе.

В графе 4 поставить реквизиты приказов о приеме на работу по совместительству и переоформлении на основную работу. Ниже представлен образец заполнения трудовых книжек.

Изменились название, организационно-правовая форма компании: образец записи в трудовой книжке

Допустим, компания меняет свое название или после реорганизации превращается из ООО в ЗАО. Как быть в таких случаях, подсказывает пункт 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» надо написать о происшедших изменениях и отметить их дату. А в графе 4 приведите основание - приказ или другое решение работодателя, его дату и номер. Графы 1 и 2 не заполняйте, то есть номер и дату записи не ставьте.

Как сделать запись в трудовой при реорганизации компании, смотрите на образце ниже.

Аналогичные сведения надо сделать, когда работодатель-предприниматель меняет фамилию. Формулировка может быть такой: «Индивидуального предпринимателя Кузнецову Елену Михайловну с 30 июля 2013 года считать индивидуальным предпринимателем Самойловой Еленой Михайловной».

Что делать, если в трудовой книжке пропустили запись

Компания случайно пропустила запись в книжке, например о переводе сотрудника на другую работу. Эти сведения надо отразить. Но как это сделать? Сейчас подскажем.

Внесите пропущенную запись в трудовую книжку после всех заполненных строк в разделе «Сведения о работе». Отменять предыдущие, которые по хронологии должны были следовать за ней, оснований нет. Признать недействительной можно только неправильные или неточные данные (п. 30 Правил , п. 1.2 Инструкции ).

Правила и Инструкция предусматривают всего три даты, которые требуется вносить в графу 2: день приема на работу, увольнения и внесения записи. Очевидно, что напротив недостающей записи можно отразить только дату ее внесения. А вот дату пропущенного события можно зафиксировать в графе 3 той же строки.

По тому же алгоритму действуйте и в том случае, если приходится восстанавливать запись в трудовой книжке уже после увольнения работника. Только прежде нужно отразить наименование компании. А в конце поставить печать, подпись кадровика и самого работника.

Как исправить неточные записи в трудовой книжке

Допустим, компания внесла в книжку нового работника запись о приеме с тем же порядковым номером, что был в предыдущей об увольнении. Или ошиблась в наименовании должности, допустила опечатку в фамилии работника и т. п. Все эти погрешности надо обязательно исправить.

После ошибочной записи трудовой книжке сделайте еще одну - в ней признайте неверные данные недействительными, а затем внесите правильные. Образцы записи в трудовую книжку представлены ниже..

А вот если, увольняя работника, вы завизировали записи в трудовой книжке штампом «для документов», то это не страшно. Просто рядом с его оттиском поставьте круглую печать компании. Только сделайте это обязательно, поскольку подтвердить запись можно строго основной печатью организации. Если ком пания отказалась от печати , она вправе не заверять документ штампом.